帳票の電子化により、注文書・納品書・請求書などの印刷費、用紙代、郵送費が削減されます。また、紙伝票のファイリングや保管にかかるスペースコストも軽減されます。さらに、手入力や帳票仕分けに従事していた人員の作業時間が縮減されるため、人件費の最適化も可能です。これらは取引件数が多い企業ほど効果が大きく、年間で見ると相当規模のコスト削減につながります。加えて、ミスによる再発送や返金処理といった見えにくいコストも減るため、トータルコストでの改善効果は数字以上に大きくなります。

コスト削減の3つの層

EDI導入によって削減できるコストは、「目に見える直接コスト」「見えにくい間接コスト」「中長期の累積効果」の3つの層で考えると整理しやすくなります。

目に見える直接コスト

• 印刷費・用紙代: 注文書、納品書、請求書、出荷指示書などの帳票発行が電子化されることで、印刷費とそれに伴う消耗品（用紙、トナー、インク等）のコストが削減されます。
• 郵送費: 取引先への帳票送付がデータ送信に置き換わるため、郵便代やバイク便、宅配便のコストが大幅に減ります。
• 保管スペース費: 紙伝票のファイリングと保管にかかっていた書庫スペースや、書庫管理の人件費が軽減されます。法定保管期間（7〜10年）の伝票を保管していた企業ほど効果が大きくなります。

目に見えにくい間接コスト

• 人件費: データ入力、帳票仕分け、ファイリングといった単純作業に従事していた人員の作業時間が縮減され、人件費の最適化が可能になります。
• エラー対応コスト: 誤出荷の再送費用、誤請求の修正処理、取引先クレーム対応など、ミスに起因する事後対応のコストが減少します。これは「もし起きなければ発生しなかったコスト」のため、減少幅が見えにくいですが、実は大きな効果があります。
• 機会損失の回避: 帳票処理の遅延による出荷遅れや、紙伝票の紛失による取引機会の損失といった、表に出にくいコストも減少します。

中長期での累積効果

これらのコスト削減効果は、1日あたりの取引件数 × 年間日数 × 数年間で累積するため、初期投資（EDIシステム導入コスト）を上回るリターンが得られるケースが多くなります。取引件数が多い企業ほど、累積効果は加速度的に大きくなります。