EDIを導入すると、注文書や出荷指示書・納品書といった帳票を紙やFAXで手作業でやり取りする工程が電子化され、データ入力や帳票出力にかかる工数が大幅に減少します。特に、取引先から受信した受注データを自社の販売管理システムに自動取り込みできるため、担当者が1件ずつ手入力していた作業がなくなります。受注処理のスピードが上がるだけでなく、人手を付加価値の高い業務に振り向けられるようになり、組織全体の生産性が向上します。

効率化が現れる5つの場面

業務効率の向上は、主に以下のような場面で具体的に現れます。

1. 受発注業務での工数削減

これまで電話やFAXで受け取っていた注文を、電子データで自動受信できるようになります。FAX紙の整理、内容の読み取り、自社システムへの手入力が不要になり、受注業務にかかる時間が劇的に短縮されます。1日数十件の受注が発生していた業務でも、数分で処理が完了するようになります。

2. 帳票発行業務の自動化

納品書、請求書、出荷指示書など、これまで担当者がフォーマットを確認しながら手作業で印刷していた帳票が、システムから自動生成・自動印刷されるようになります。取引先ごとに異なるフォーマット要件にも、テンプレート設定で対応できます。

3. データ転記ミスの撲滅

人による転記作業がなくなるため、転記ミスに起因する誤受注・誤出荷・誤請求が発生しなくなります。ミスへの後追い対応や顧客への謝罪・修正対応にかかっていた時間も、副次的に削減されます。

4. 業務時間外の取引対応

EDIは24時間稼働できるため、取引先が深夜や休日に発注しても、自動的にデータを受信・処理できます。人員配置に依存しない取引処理体制が構築できます。

5. 担当者の業務シフト

単純作業から解放された担当者を、取引先との関係構築、提案営業、業務改善活動など、付加価値の高い業務に振り向けることが可能になります。これは、人材を「事務処理担当」から「ビジネス推進担当」へとシフトさせる効果があります。