EDIにおける基本的なデータの流れは、取引のライフサイクルに沿って双方向で行われます。流通業の場合、小売側から卸・メーカー側に発注メッセージが送信され、卸・メーカー側がそれを受信して出荷準備に入ります。出荷時には出荷案内メッセージ、検品・受領後には受領メッセージが交換され、その後、売上計上・請求・支払の各タイミングで対応するメッセージが流れます。流通BMS Ver1.3では、この受注〜出荷〜売上〜請求の全工程に対応する標準メッセージが定義されています。

5つのフェーズで見るデータの流れ

具体的なメッセージの流れを順に追うと、以下のようになります。

1. 発注フェーズ

小売側が商品・数量・納期・配送先などを記載した「発注メッセージ」を作成し、卸・メーカー側に送信します。卸・メーカー側はこれを受信し、在庫確認や生産計画への反映を行います。

2. 出荷準備・出荷フェーズ

卸・メーカー側で出荷準備が整うと、「出荷予定メッセージ」（出荷前の通知）や「出荷案内メッセージ」（実際の出荷情報）を小売側に送信します。これにより、小売側は入荷タイミングを事前に把握できます。

3. 受領・検品フェーズ

商品が小売側に到着すると、検品の上で「受領メッセージ」を返送します。数量や状態に問題があれば、訂正情報もここで通知されます。

4. 売上計上フェーズ

受領が完了すると、卸・メーカー側は売上計上を行い、対応するメッセージを交換します（取引先によって運用が異なります）。

5. 請求・支払フェーズ

月次や指定タイミングで「請求メッセージ」が卸・メーカー側から送信され、支払い完了時には「支払メッセージ」が返送されます。

流通BMSでは、これら一連のメッセージが標準化されているため、対応している取引先同士であれば、取引のライフサイクル全体を電子的に完結できます。一般に小売側は大手企業が中心、卸・メーカー側は中小企業が中心という業界構造があり、中小企業側でEDI対応の負担が集中しやすい点が実務上の特徴です。